Protocolo de creación e Implantación de Denuncias
1. Objeto. Código Ético y Canal de Información o "de denuncias"
La organización HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. cuenta con un código ético y un canal ético, (en lo sucesivo, "canal de denuncias") puesta a disposición a través de la documentación de la Auditoría de Calidad, conforme prevén los arts. 5.2.h) e i) y 9 de la Ley 2/23, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en lo sucesivo, Ley 2/23).
El objeto del canal de información es que los trabajadores, directivos, empleados, puedan poner en conocimiento de las personas responsables de la gestión del canal cualquier irregularidad que detecten, conforme a la normativa vigente y conforme al Código Ético anteriormente mencionado. No obstante, la existencia del canal de denuncias no obsta a la presentación de informaciones o denuncias por otros cauces distintos que el interesado considere de interés o más oportuno.
Este Protocolo cumple la misión de ofrecer la información sobre el uso del mencionado canal, de forma clara y fácilmente accesible, incluyendo los principios esenciales del procedimiento de gestión.
2. Informaciones o denuncias
La información o denuncia puede realizarse con identificación del informante (denunciante), o incluso de forma anónima mediante:
En el caso de que el informante o denunciante opte por el anonimato, la persona informante no podrá recibir información de la evolución de la misma, sino que solo podrá ver el estado de su denuncia, solicitando seguimiento con el ID que se le facilitará al final del envío de la denuncia.
Si el informante se identifica en la denuncia, podrá solicitar una reunión presencial, que tendrá lugar dentro del plazo máximo de 7 días (art.7.2 L 2/23)
No obstante, quien decida realizar una denuncia de las anteriormente expuestas, debe tener en consideración que "comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de su falsedad" se considera infracción muy grave y que la Ley prevé multa desde 30.001,00€ hasta 300.000,00€ para las personas físicas que la cometan [artículos 63.1.f) y 65.1.a) de la citada Ley].
3. Recepción de la denuncia: la generación del número de registro y las medidas de confidencialidad
El sistema de gestión de denuncias de HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR, S.A. ha sido aprobado por el Comité de Dirección con fecha 30 de octubre de 2023, designando como responsable del sistema a Dña. Mar Mateo Gallego y estableciendo las siguientes peculiaridades:
La recepción de la denuncia en nuestro canal ético generará un número de registro que servirá para identificar los hechos, las eventuales investigaciones internas y futura resolución, preservando la identidad tanto del denunciante como de los afectados.
Las denuncias quedarán registradas en el libro-registro de las informaciones recibidas por HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A., donde se documentarán también las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos legalmente.
Este libro-registro no será público y únicamente a petición razonada de la Autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente al contenido del referido registro.
Asimismo, HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. garantiza que tanto el informante como las personas afectadas por la denuncia tendrán derecho a la preservación de su identidad, en los términos previstos en el artículo 32 de la Ley 2/23. Además, las personas informantes cuentan con una serie de derechos, cuando las informaciones que proporcionen cumplan con los requisitos de los artículos 2 y 35 de esa norma, entre los que destaca la prohibición de represalias (artículo 36).
Para HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. son también de gran relevancia las medidas de apoyo y de protección frente a las represalias que la Ley recoge en sus artículos 37 y 38.
4. Acuse de recibo
En el plazo de 7 días [art. 9.2.c) L 2/23] , el informante que se haya identificado, recibirá acuse de recibo con código de denuncia en el correo proporcionado en el momento de efectuarla. En el caso de denuncia anónima, el informante sólo recibirá un código de denuncia al momento de efectuarla. Ese código permitirá al denunciante recabar del responsable del canal, el estado de su denuncia, así como que éste recabe de él, en el momento de su consulta, el complemento de información que necesite. Con su solicitud de información o a través del medio de contacto facilitado, el denunciante, podrá aportar la información adicional que se considere o que se le requiera, siempre manteniendo las condiciones de seguridad y anonimato requeridos por la ley.
5. Triaje o análisis inicial de la denuncia
Una vez recibida la denuncia, se efectuará la primera valoración sobre si la denuncia está fundada o hay sospechas de que pueda ser una conducta delictiva y/o pueda ocasionar daños que requieran acciones inmediatas para proteger al denunciante, a terceros o a la propia organización.
En su caso, si se considera necesario, podrá procederse a la solicitud a la persona informante de información adicional.
En todo caso, HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. hace saber que, en el caso de que la conducta denunciada pudiera ser constitutiva de delito, se procederá a su comunicación inmediata al Ministerio Fiscal o remisión a otra Autoridad u Organismo que pudiera resultar competente para la tramitación de la comunicación. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea. No obstante, en el caso de que la denuncia no sea anónima, debe tenerse en cuenta que la identidad del denunciante será preservada y solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
6. Investigaciones internas
A través de las investigaciones internas, HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR, S.A. busca clarificar si los hechos objeto de denuncia son veraces, de modo que deban conllevar algún tipo de consecuencia o acción correctiva. Para ello, contará con personal investigador que actuará con todas las garantías de confidencialidad, imparcialidad y ausencia de conflictos de interés.
Se acordará la inadmisión de la denuncia en los siguientes casos:
La inadmisión será notificada al denunciante en el plazo de siete días naturales, salvo que la denuncia sea anónima o el denunciante hubiera renunciado a recibir comunicaciones. En todo caso, quedará constancia de ello en el libro-registro de denuncias de HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A.
Por el contrario, en caso de que el equipo de investigación decida que la denuncia ha de ser tramitada, dejará asimismo constancia, a los efectos oportunos. La admisión de la denuncia será notificada al denunciante por los mecanismos citados en el apartado 2 de este Protocolo.
7. Plazo para tomar una decisión
El equipo investigador deberá emitir su decisión en el plazo máximo de tres meses a contar desde la recepción de la denuncia o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
8. Contenido de la decisión
En caso de que las investigaciones internas concluyan que se detecta infracción, y previas, en su caso, las comunicaciones de pasos intermedios que hayan sido precisas con el denunciante y afectados, HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. adoptará las medidas necesarias, proporcionadas y suficientes para resolver el eventual conflicto, así como para monitorizar que no vuelva a suceder, conforme al Código Ético, políticas, normas o acuerdos internos o procedimientos de HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. En su caso, podrán impone las sanciones internas acordes a dichas reglas de referencia.
Por el contrario, cuando las investigaciones concluyan que no se detecta infracción alguna, el investigador o investigadores motivarán su decisión, y HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. protegerá en todo caso la información y custodia de los documentos recibidos .
En ambos casos, la decisión deberá incorporar los siguientes extremos:
Cuando la denuncia haya generado la apertura de un expediente administrativo o procedimiento judicial, HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. se compromete asimismo a monitorizar los resultados de las investigaciones administrativas, judiciales o policiales.
9. Archivo y supresión de datos
Transcurridos 3 meses desde la recepción de la comunicación sin que se hayan iniciado actuaciones de investigación, HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. procederá a la supresión de los datos personales de la denuncia, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema (art. 32.4 L 2/23).
En todo caso, HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. procederá al archivo del expediente generado por la denuncia, en los siguientes supuestos:
La documentación de las investigaciones realizadas podrá incluir, entre otras, las siguientes cuestiones: hallazgos, medidas adoptadas, lecciones aprendidas, etc.
10. Documentación en el libro-registro
HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA DE LORCA, S.A. se compromete a documentar en el libro-registro de denuncias las informaciones recibidas y las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad legalmente previstos (art. 26 L 2/23).
Esta documentación incluirá:
La organización HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. cuenta con un código ético y un canal ético, (en lo sucesivo, "canal de denuncias") puesta a disposición a través de la documentación de la Auditoría de Calidad, conforme prevén los arts. 5.2.h) e i) y 9 de la Ley 2/23, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en lo sucesivo, Ley 2/23).
El objeto del canal de información es que los trabajadores, directivos, empleados, puedan poner en conocimiento de las personas responsables de la gestión del canal cualquier irregularidad que detecten, conforme a la normativa vigente y conforme al Código Ético anteriormente mencionado. No obstante, la existencia del canal de denuncias no obsta a la presentación de informaciones o denuncias por otros cauces distintos que el interesado considere de interés o más oportuno.
Este Protocolo cumple la misión de ofrecer la información sobre el uso del mencionado canal, de forma clara y fácilmente accesible, incluyendo los principios esenciales del procedimiento de gestión.
2. Informaciones o denuncias
La información o denuncia puede realizarse con identificación del informante (denunciante), o incluso de forma anónima mediante:
• La sección habilitada al efecto en la página de inicio de la web principal de la entidad.
• Presentación verbalmente ante la persona física individualmente designada por el Comité de Dirección y responsable de la gestión y tramitación de expedientes de investigación: Dña. Mar Mateo Gallego.
• Presentación verbalmente ante la persona física individualmente designada por el Comité de Dirección y responsable de la gestión y tramitación de expedientes de investigación: Dña. Mar Mateo Gallego.
En el caso de que el informante o denunciante opte por el anonimato, la persona informante no podrá recibir información de la evolución de la misma, sino que solo podrá ver el estado de su denuncia, solicitando seguimiento con el ID que se le facilitará al final del envío de la denuncia.
Si el informante se identifica en la denuncia, podrá solicitar una reunión presencial, que tendrá lugar dentro del plazo máximo de 7 días (art.7.2 L 2/23)
No obstante, quien decida realizar una denuncia de las anteriormente expuestas, debe tener en consideración que "comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de su falsedad" se considera infracción muy grave y que la Ley prevé multa desde 30.001,00€ hasta 300.000,00€ para las personas físicas que la cometan [artículos 63.1.f) y 65.1.a) de la citada Ley].
3. Recepción de la denuncia: la generación del número de registro y las medidas de confidencialidad
El sistema de gestión de denuncias de HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR, S.A. ha sido aprobado por el Comité de Dirección con fecha 30 de octubre de 2023, designando como responsable del sistema a Dña. Mar Mateo Gallego y estableciendo las siguientes peculiaridades:
• Presentación por escrito a:
o Email, etica@virgendelalcazar.com
o Sección en página web.
• Verbalmente, ante el responsable del sistema.
o Sección en página web.
La recepción de la denuncia en nuestro canal ético generará un número de registro que servirá para identificar los hechos, las eventuales investigaciones internas y futura resolución, preservando la identidad tanto del denunciante como de los afectados.
Las denuncias quedarán registradas en el libro-registro de las informaciones recibidas por HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A., donde se documentarán también las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos legalmente.
Este libro-registro no será público y únicamente a petición razonada de la Autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente al contenido del referido registro.
Asimismo, HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. garantiza que tanto el informante como las personas afectadas por la denuncia tendrán derecho a la preservación de su identidad, en los términos previstos en el artículo 32 de la Ley 2/23. Además, las personas informantes cuentan con una serie de derechos, cuando las informaciones que proporcionen cumplan con los requisitos de los artículos 2 y 35 de esa norma, entre los que destaca la prohibición de represalias (artículo 36).
Para HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. son también de gran relevancia las medidas de apoyo y de protección frente a las represalias que la Ley recoge en sus artículos 37 y 38.
4. Acuse de recibo
En el plazo de 7 días [art. 9.2.c) L 2/23] , el informante que se haya identificado, recibirá acuse de recibo con código de denuncia en el correo proporcionado en el momento de efectuarla. En el caso de denuncia anónima, el informante sólo recibirá un código de denuncia al momento de efectuarla. Ese código permitirá al denunciante recabar del responsable del canal, el estado de su denuncia, así como que éste recabe de él, en el momento de su consulta, el complemento de información que necesite. Con su solicitud de información o a través del medio de contacto facilitado, el denunciante, podrá aportar la información adicional que se considere o que se le requiera, siempre manteniendo las condiciones de seguridad y anonimato requeridos por la ley.
5. Triaje o análisis inicial de la denuncia
Una vez recibida la denuncia, se efectuará la primera valoración sobre si la denuncia está fundada o hay sospechas de que pueda ser una conducta delictiva y/o pueda ocasionar daños que requieran acciones inmediatas para proteger al denunciante, a terceros o a la propia organización.
En su caso, si se considera necesario, podrá procederse a la solicitud a la persona informante de información adicional.
En todo caso, HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. hace saber que, en el caso de que la conducta denunciada pudiera ser constitutiva de delito, se procederá a su comunicación inmediata al Ministerio Fiscal o remisión a otra Autoridad u Organismo que pudiera resultar competente para la tramitación de la comunicación. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea. No obstante, en el caso de que la denuncia no sea anónima, debe tenerse en cuenta que la identidad del denunciante será preservada y solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
6. Investigaciones internas
A través de las investigaciones internas, HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR, S.A. busca clarificar si los hechos objeto de denuncia son veraces, de modo que deban conllevar algún tipo de consecuencia o acción correctiva. Para ello, contará con personal investigador que actuará con todas las garantías de confidencialidad, imparcialidad y ausencia de conflictos de interés.
Se acordará la inadmisión de la denuncia en los siguientes casos:
a) Cuando los hechos sobre los que verse la información sean absolutamente inverosímiles.
b) Cuando dichos hechos no supongan infracción alguna, ni del ordenamiento jurídico, ni contravengan el Código Ético ni ninguna de las políticas, normas o acuerdos internos o procedimientos de HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR, S.A.; o incluso siéndolo, no supongan una afectación real al interés general o al correcto funcionamiento del mismo.
c) Cuando existan indicios racionales de que los datos en los que se basa la denuncia se han obtenido de manera ilícita.
d) Cuando la denuncia sea mera reproducción de otra anterior previamente inadmitida o debidamente investigada.
b) Cuando dichos hechos no supongan infracción alguna, ni del ordenamiento jurídico, ni contravengan el Código Ético ni ninguna de las políticas, normas o acuerdos internos o procedimientos de HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR, S.A.; o incluso siéndolo, no supongan una afectación real al interés general o al correcto funcionamiento del mismo.
c) Cuando existan indicios racionales de que los datos en los que se basa la denuncia se han obtenido de manera ilícita.
d) Cuando la denuncia sea mera reproducción de otra anterior previamente inadmitida o debidamente investigada.
La inadmisión será notificada al denunciante en el plazo de siete días naturales, salvo que la denuncia sea anónima o el denunciante hubiera renunciado a recibir comunicaciones. En todo caso, quedará constancia de ello en el libro-registro de denuncias de HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A.
Por el contrario, en caso de que el equipo de investigación decida que la denuncia ha de ser tramitada, dejará asimismo constancia, a los efectos oportunos. La admisión de la denuncia será notificada al denunciante por los mecanismos citados en el apartado 2 de este Protocolo.
7. Plazo para tomar una decisión
El equipo investigador deberá emitir su decisión en el plazo máximo de tres meses a contar desde la recepción de la denuncia o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
8. Contenido de la decisión
En caso de que las investigaciones internas concluyan que se detecta infracción, y previas, en su caso, las comunicaciones de pasos intermedios que hayan sido precisas con el denunciante y afectados, HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. adoptará las medidas necesarias, proporcionadas y suficientes para resolver el eventual conflicto, así como para monitorizar que no vuelva a suceder, conforme al Código Ético, políticas, normas o acuerdos internos o procedimientos de HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. En su caso, podrán impone las sanciones internas acordes a dichas reglas de referencia.
Por el contrario, cuando las investigaciones concluyan que no se detecta infracción alguna, el investigador o investigadores motivarán su decisión, y HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. protegerá en todo caso la información y custodia de los documentos recibidos .
En ambos casos, la decisión deberá incorporar los siguientes extremos:
a) Código de identificación de la denuncia y fecha de su recepción.
b) Exposición de los hechos denunciados.
c) Actuaciones de investigación realizadas para con el fin de esclarecer los hechos, la valoración de las pruebas practicadas y de los indicios obtenidos.
d) Conclusiones de las investigaciones.
e) En su caso, medidas a adoptar.
b) Exposición de los hechos denunciados.
c) Actuaciones de investigación realizadas para con el fin de esclarecer los hechos, la valoración de las pruebas practicadas y de los indicios obtenidos.
d) Conclusiones de las investigaciones.
e) En su caso, medidas a adoptar.
Cuando la denuncia haya generado la apertura de un expediente administrativo o procedimiento judicial, HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. se compromete asimismo a monitorizar los resultados de las investigaciones administrativas, judiciales o policiales.
9. Archivo y supresión de datos
Transcurridos 3 meses desde la recepción de la comunicación sin que se hayan iniciado actuaciones de investigación, HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. procederá a la supresión de los datos personales de la denuncia, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema (art. 32.4 L 2/23).
En todo caso, HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA, S.A. procederá al archivo del expediente generado por la denuncia, en los siguientes supuestos:
a) No ha habido que tomar medidas.
b) De los hechos no se desprende que haya que investigar.
c) Hay que acudir a otro procedimiento (judicial, policial…).
d) La investigación ha finalizado (con infracción detectada o no).
b) De los hechos no se desprende que haya que investigar.
c) Hay que acudir a otro procedimiento (judicial, policial…).
d) La investigación ha finalizado (con infracción detectada o no).
La documentación de las investigaciones realizadas podrá incluir, entre otras, las siguientes cuestiones: hallazgos, medidas adoptadas, lecciones aprendidas, etc.
10. Documentación en el libro-registro
HOSPITAL VIRGEN DEL ALCAZAR DE LORCA DE LORCA, S.A. se compromete a documentar en el libro-registro de denuncias las informaciones recibidas y las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad legalmente previstos (art. 26 L 2/23).
Esta documentación incluirá:
a) Fecha de conclusión del expediente.
b) Quién aprueba la conclusión.
c) Qué medidas se adoptaron.
d) Evidencias relevantes.
b) Quién aprueba la conclusión.
c) Qué medidas se adoptaron.
d) Evidencias relevantes.
